Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Mødrehjælpens Lokalforening i Viborg

Når du er frivillig, ansat, medlem eller deltager i aktiviteter hos Mødrehjælpens Lokalforening i Viborg, betror du dine personoplysninger til os. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvilke oplysninger vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, hvilke rettigheder du har over dine oplysninger, og hvordan du kan få opdateret eller slettet dine oplysninger.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra lokalforeningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Mødrehjælpens Lokalforening i Viborg er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte lokalforeningens data-kontaktperson, som er:

Kontaktperson: Hanne Kjærgaard
Adresse: Sct. Mathias Gade 16, 8800 Viborg
CVR: 32815235
Mail: viborg.lf@moedrehjaelpen.dk
Hjemmeside: www.mødrehjælpenviborg.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, indmeldelsesdato og fødselsdato.

2. Oplysninger om frivillige:

• Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse og fødselsdato.
• Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til lokalforeningen og bankkontonummer.
• CPR-numre og oplysninger om strafbare forhold (børneattest).
• Billeder eller video optaget i forbindelse med deltagelse i lokalforeningens aktiviteter.

3. Oplysninger om brugere, der deltager i aktiviteter
   • Almindelige oplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
   • Andre oplysninger som alder på børn under 18 år og oplysninger om deltagelse i arrangementer.
   • Billeder eller video optaget i forbindelse med deltagelse i lokalforeningens aktiviteter.

4. Oplysninger om ansøgere af Julehjælp, Sommerhjælp, legater mv.

• Almindelige oplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
• Andre oplysninger: CPR-nummer, civilstatus, alder på børn under 18 år, økonomiske forhold og evt. fritekst med motivation for ansøgningen.

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx:

• Fonden Mødrehjælpen, fx via kontaktformular på Mødrehjælpens hjemmeside
• Offentlige myndigheder, fx nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn og indhentning af børneattest fra politiet
• Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige

Lokalforeningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som lokalforening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om lokalforeningens medlemmer er:

• At behandle medlemsoplysninger – herunder at sende nyhedsbreve
• At vi kan drive lokalforeningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre, følge op på og udvikle dem
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven, straffeloven og regnskabs- og bogføringsloven
• At administrere din relation til lokalforeningen

Formålene med at behandle oplysninger om lokalforeningens frivillige er:

• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i lokalforeningen
• At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
• At opfylde lovgivning, herunder kravet i serviceloven om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år
• At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
• At administrere din relation til lokalforeningen
• At kunne lave statistik og analyser til brug for udvikling af lokalforeningen

Formålene med at behandle oplysninger om brugere, der deltagere i lokalforeningens aktiviteter, er:

• At vi kan imødekomme dit ønske om at deltage i aktiviteter
• At vi kan sende dig information om aktiviteter
• At vi kan planlægge, koordinere og afvikle aktiviteter
• At vi kan føre statistik, evaluere og udvikle vores aktiviteter
• At vi kan dokumentere vores aktiviteter og dermed opfylde forpligtelser ift. donorer og samarbejdspartnere
• At vi kan formidle og synliggøre vores aktiviteter for brugerne bl.a. via fotos og video fra aktiviteter
• At vi kan administrere din relation til lokalforeningen

Formålene med at behandle oplysninger om brugere, der søger om Julehjælp, sommerhjælp, legater mv., er:

• At vi kan behandle og vurdere din ansøgning
• At vi kan udbetale legater eller anden form for støtte til dig
• At vi kan administrere uddelinger og opfylde lovgivning, herunder krav til regnskab og bogføring
• At vi kan informere dig om Mødrehjælpens aktiviteter og tilbud

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af lokalforeningens berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til lokalforeningens vedtægter
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af lokalforeningen, herunder betale kontingent mv.
• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i lokalforeningen
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for lokalforeningen – fx til brug for markedsføring - uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af lokalforeningen, som frivillig, som bruger eller som ansøger:

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt.
Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig, et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophører.
Brugere: Vi sletter dine oplysninger, et år efter den seneste aktivitet, du har deltaget i.
Ansøgere:Vi sletter dine oplysninger, et år efter at udbetalingen er gennemført.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige, brugere og ansøgere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. 

Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du ifølge persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som lokalforening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre lokalforeningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på www.mødrehjælpen.dkog på vores hjemmeside:www.mødrehjælpenviborg.dk